Huishoudelijk Reglement VOKO Utrecht

VOKO staat voor Voedselkollektief. Een collectief betekent dat alle leden eigenaar zijn en evenveel inspraak hebben. Als organisatie werken we aan een gelijkwaardige samenleving. We hebben een platte organisatiestructuur waar ruimte is voor verschillende visies en waarin ieder lid kan zich aandienen als coördinator en mee kan overleggen in het kernteam-overleg.

VOKO is georganiseerd in een stichting Financiën VOKO. De stichting heeft ten doel het beheer van de Dinanciën van VOKO Utrecht en alles wat daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

In dit document staat beschreven hoe VOKO Utrecht georganiseerd is. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Stichting Financiën VOKO.

Het aanbod

Je krijgt bij VOKO alleen seizoensgebonden producten, met zorg geteeld, gekweekt of gehouden en zo min mogelijk bewerkt. Boeren bepalen zelf hun prijs en krijgen een eerlijke prijs. Boeren kunnen zoveel of zo weinig aanbieden als ze willen. De prijs per product is zichtbaar per ronde. In ons visiedocument staat beschreven welke producten en leveranciers wel of niet binnen onze visie vallen.

Elke week (hoogseizoen) of twee weken (laagseizoen) wordt er een bestelronde geopend.

VOKO is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de kwaliteit van de producten.

Lid worden

Iedereen kan lid worden van VOKO! Om lid te worden moet je eerst een informatieavond bijwonen en eenmalig €20,- inschrijfgeld betalen als investering voor VOKO. Als je na het bijwonen van de info-avond besluit lid te worden kun je gelijk met de volgende bestelronde meedoen.

Leden

Alle leden helpen mee om VOKO draaiend te houden. Alle leden worden daarom ingedeeld in één van de zeven teams (zie teams). Na de informatieavond kun je een voorkeur voor een team doorgeven. Er is geen garantie dat je in het team komt van je voorkeur. Wel is het mogelijk om na verloop van tijd te wisselen van team.

Slapende leden zijn leden die na een actieve periode bij VOKO niet meer wensen te bestellen of geen bijdrage kunnen leveren aan VOKO. Slapende leden kunnen niet bestellen. Slapende leden kunnen hun lidmaatschap te aller tijde weer activeren en hoeven niet opnieuw inschrijfgeld te betalen.

Als het niet lukt om je bijdrage te leveren aan VOKO wordt kun je in overleg met je coördinator en/of het bestuur bespreken wat je wel kunt bijdragen aan VOKO. In het uiterste geval kun je slapend lid worden gemaakt of je lidmaatschap opzetten.

Algemene Ledenvergadering

Twee keer per jaar (voorjaar (oktober) en najaar (april) organiseert het bestuur een Algemene Ledenvergadering (voortaan ALV). Deze wordt georganiseerd omdat VOKO een platte organisatie is, waarin alle leden inspraak hebben (zie Consensus methode). Grote beslissingen kunnen alleen in een ALV genomen worden. Kleinere beslissingen over de dagelijkse gang van zaken kan het kernteam nemen.

Het bestuur legt de begroting en jaarrekening voor tijdens een ALV van VOKO Utrecht Op basis van de begroting wordt, wanneer nodig, ook advies uitgebracht over een aanpassing van ledencontributies en/of marge. Hierover wordt in een ALV van het collectief een beslissing genomen.

Consensus methode

Tijdens ALV's en voor belangrijke beslissingen wordt de consensus methode toegepast. Dit betekent dat alle aanwezigen het met elkaar eens moeten zijn voordat een besluit genomen kan worden. Ingebrachte vraagstukken kunnen dus in een ALV zo aangepast worden tot iedereen het eens is.

Financien en vergoedingen

We maken geen winst, wat betekent dat de leden de producten ook tegen praktisch inkoopprijzen afnemen. We rekenen een marge van 4% om de kosten van het vervoer van de producten naar de uitdeellocatie en andere kosten zoals promotiemateriaal, nieuwe weegschalen, etc te dekken. De marge wordt jaarlijks besproken in de ALV en kan aDhankelijk van de kosten die we maken verhoogd of verlaagd worden in overeenstemming met de leden.

Leden hebben recht op een vergoeding voor de kosten die zij maken voor VOKO zoals voor het transport (23 cent per kilometer of verzekering), uitdeel (5 cent per pagina om te printen) of promo (printen van Dlyers of organiseren van activiteiten). Aankopen ten behoeve van VOKO kunnen na overleg met de penningmeester worden gedeclareerd.

Bestuur stichting Financiën VOKO

Het bestuur coördineert samen met het kernteam alles wat er binnen VOKO speelt. Belangrijkste rol van het bestuur is het organiseren van de ALV. Tevens is het bestuur verantwoordelijk voor de Stichting Financiën VOKO.

Het VOKO bestuur bestaat uit in ieder geval drie leden: De voorzitter, de penningmeester en de secretaris. Idealiter zit een bestuurslid niet langer dan 2 jaar in het bestuur. Nieuwe bestuursleden worden in een ALV door de leden gekozen.

Voorzitter bestuur

Samen met de secretaris en penningmeester is de voorzitter betrokken bij alles wat er binnen VOKO speelt. De voorzitter houd overzicht en zorgt ervoor dat iedereen goed bezig kan zijn. Verder is de voorzitter ook aanspreekpunt voor externe partijen. Als lid van het bestuur staat de voorzitter geregistreerd bij de kvk. Daarnaast vormt hij/zei samen met de coördinatoren van de andere teams het kernteam van VOKO. Buiten deze taken is er veel ruimte voor eigen invulling van de rol en het bedenken en uitvoeren van nieuwe ideeën en initiatieven.

Secretaris bestuur

Samen met de voorzitter en penningmeester is ook de secretaris betrokken bij alles wat er binnen VOKO speelt. De secretaris houd de administratie bij, zorgt voor het inplannen en notuleren van vergaderingen. Idealiter coördineert de secretaris ook het Adminteam (zie hieronder bij teams). Ook de secretaris staat geregistreerd in de kvk. Daarnaast is de secretaris samen met de coördinatoren van de andere teams onderdeel van het kernteam van VOKO. Ook aan deze rol kan veel eigen invulling gegeven worden.

Penningmeester bestuur:

Samen met de voorzitter en secretaris is ook de penningmeester betrokken bij alles wat er binnen VOKO speelt. De penningmeester houdt de Dinanciële administratie bij, coördineert het Dinanciële team, zorgt voor de betaling van facturen. De penningmeester is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen van een jaarrekening (balans en staat baten en lasten)en zorgt in overleg met het stichtingsbestuur en kernoverleg voor een begroting van het komende jaar zodra de jaarrekening van het afgelopen jaar is opgesteld. Deze wordt aan de leden van VOKO voorgelegd tijdens een ALV.

Kascommissie

De kascommissie heeft tot taak zich een oordeel te vormen omtrent het Dinanciële beheer van de stichting. De commissie beoordeelt de volledigheid en juistheid van de opgestelde jaarstukken, alsmede de rechtmatigheid van de verrichte uitgaven en de aangegane verplichtingen en brengt hierover verslag uit aan de ALV. De kascommissie wordt benoemd door de ALV. Leden van de commissie zijn geen lid van het bestuur of kernteam.

Kernteam

Elk VOKO team heeft één of twee coördinatoren. Zij zorgen dat het team goed loopt. Het kernteam komt een aantal keren per jaar bij elkaar bijeen om de stand van zaken met elkaar te bespreken en de samenwerking tussen de teams te bevorderen.

Teams

Alle leden dragen een steentje bij aan de VOKO en worden ingedeeld in een team. Zo hebben wij een uitdeelteam, transportteam, promoteam, boerenadminteam, adminteam, ICT team en Dinancienteam. Daarnaast hebben we ook een kascommissie. Elk VOKO team heeft één of twee coördinatoren. Zij zorgen dat het team goed loopt. Hieronder korte uitleg van de algemene taken per team.

Adminteam

Het adminteam houdt de ledenregistratie bij, deelt leden in in de verschillende teams en organiseert de infoavonden.

Boerenadminteam

Opent de bestelrondes, houdt contact met de boeren en zoekt naar nieuwe leveranciers. Ook houden zij in de gaten of de producten die aangeleverd zijn door de boeren voldoen aan de voorwaarden zoals die in het visiedocument staan.

Financienteam

Zorgt voor de Dinanciële administratie van VOKO en verwerkt daarvoor binnengekomen facturen van leveranciers en (transport)vergoedingen voor leden.

Transportteam

Halen op woensdagmiddag de producten met de auto op bij de leveranciers. De coördinator maakt hiervoor het rooster voor route A, B en soms C, met op iedere route steeds 1 chauffeur en 1 bijrijder. Voorziet de transporteurs van informatie over bijvoorbeeld welke kratten moeten worden gebruikt en waar de sleutel moet worden gehaald. Zorgt ook dat er vervanging is als iemand moet afzeggen en er zelf niet in slaagt te ruilen.

Promoteam

Maakt de nieuwsbrief voor leden, activiteiten en workshops voor leden, social media updates. Wanneer nodig kunnen zij nieuwe leden werven.

Uitdeelteam

Ervoor zorg dragen dat op uitdeel dagen, de producten die door het transportteam zijn aangeleverd, correct verdeeld worden over de ledenbestellingen en uitgifte van deze bestellingen aan de individuele leden. Het verwerken van correcties bij niet, of verkeerd geleverde producten en dit communiceren met de leveranciers. Het team werkt volgens een door het team zelf opgesteld rooster.

IT Team

Beheert de leden website (leden.vokoutrecht.nl) en de publieke website (www.vokoutrecht.nl). Zorgvuldigheid is belangrijk. Bij het lid worden en bestellen laten VOKO leden prive- en betaalgegevens achter. Het team voert vaak zichtbare en onzichtbare verbeteringen uit om de websites up-to-date te krijgen/te houden.

Daarnaast worden op verzoek kleine of grote functionaliteiten toegevoegd om de processen van VOKO te ondersteunen. Het team helpt ook bij problemen die gebruikers ondervinden bij het gebruik van de websites, bijv met inloggen of aanpassen van groepen. Voor meer technische info: github.com/VOKO-Utrecht/voko-project (afgeschermd)